KURUMSAL FATURA VE ONAY
MFOP, gelen faturayı doğru kişilere doğru sırayla götürür. Muhasebe faturayı yükler, departmanın onay kademeleri sırayla karar verir, karar gerekçesiyle birlikte kayda geçer. Onaylanan tutar masraf merkezinin bütçesinden düşer; kimse kimseye “bu fatura onaylandı mı?” diye sormaz.
TANIDIK GELİYOR MU?
Fatura e-postayla dolaşıyor; kimde kaldığını kimse bilmiyor.
Her faturanın yanında durumu ve kaç gündür beklediği yazar. Bekleyen kişiye tek tuşla hatırlatma gider.
Onay sırası kişiye göre değişiyor, biri atlanınca süreç bozuluyor.
Onay akışı departman bazında bir kez tanımlanır. Fatura kademeleri sırayla geçer; bir kademe onaylamadan sonraki kademe faturayı görmez.
Ret gerekçesi sözlü kalıyor, aynı hata tekrar ediyor.
Ret gerekçesi kayda geçer, muhasebe gerekçeyi görür ve faturayı “Düzelt” ile yeniden sürece sokar.
Hangi departman bütçesinin ne kadarını harcadı, ay sonunda anlaşılıyor.
Masraf merkezi ekranında tanımlı limit, harcanan tutar, yüzde ve kalan bakiye anlık görünür.
Onaycı izne çıkınca faturalar bekliyor.
Vekalet tanımlanır; vekalet verilen kişi o faturaları kendi gelen kutusunda görür ve karar verir.
Ekrandaki firma, tutar ve VKN bilgileri örnektir; gerçek müşteri verisi kullanılmaz.
AKIŞIN TAMAMI
Tedarikçi, fatura numarası, tarih, VKN, tutar ve KDV kaydedilir. e-Fatura XML’i ya da kâğıt faturanın fotoğrafı belge olarak eklenir; belge, yüklenen dosyanın kendisidir.
Fatura, departmanı için tanımlanmış onay kademelerine girer. Akış tanımlı değilse faturayı yükleyen kişi onaylayacakları tek tek seçer.
Her yetkili kendi gelen kutusunda yalnızca sırası gelen faturaları görür. Onaylarken masraf merkezini belirler; reddederken gerekçe yazar.
Karar, kim ve ne zaman verdiği bilgisiyle kayda geçer. Onaylanan tutar masraf merkezi bütçesine işler, reddedilen fatura düzeltmeye düşer.
DAHA AZ KARMAŞA. DAHA ÇOK KONTROL.
Fatura kaydından bütçe takibine kadar, onay sürecini oluşturan altı parça.
KADEMELİ ONAY
Her departman için onay kademeleri bir kez tanımlanır. Fatura kademeleri sırayla geçer: bir kademe onaylamadan sonraki kademe faturayı görmez. Tutar değişse de belirlenen sıra korunur, böylece sorumluluk her zaman nettir.
BEKLEME SÜRESİ
Her fatura satırında durumu ve kaç gündür beklediği yazar; geciken kayıtlar ayrıca işaretlenir. Bekleyen yetkiliye “Hatırlat” ile bildirim gönderirsiniz. Üst bantta toplam tutar, onay bekleyen, onaylanan ve reddedilen tutarlar birlikte durur.
MASRAF MERKEZİ VE BÜTÇE
Masraf merkezleri kod, ad ve departmanla tanımlanır; her birine yıllık limit verilir. Onaylanan fatura doğrudan ilgili merkezden düşer. Ekranda harcanan tutar, kullanım yüzdesi ve kalan bakiye yan yana durur.
VEKALET
Bir yetkili izne çıktığında vekalet tanımlanır. Vekalet verilen kişi, o faturaları kendi gelen kutusunda görür ve karar verir. Kararın kim adına verildiği kayıtta durur.
RAPOR VE GRAFİK
Günlük, haftalık, aylık ve yıllık kırılımda fatura tutarları; dilerseniz aynı veriyi tablo olarak görürsünüz. Masraf merkezine ve duruma göre dağılım grafikleri, listelerin tamamı Excel olarak indirilebilir.
ROL VE YETKİ
Firma yöneticisi, muhasebe ve onay yetkilisi rolleri ayrıdır. Yetkililer departmanlarına göre sınırlanır; kullanıcılar ve onay akışları yönetici portalından düzenlenir. Geçmiş kararlar kullanıcı bazında ayrı bir ekranda tutulur.
EKRANLAR
Aşağıdaki kareler uygulamanın kendisinden alındı. Hiçbiri temsilî çizim değil; firma, kişi ve tutar bilgileri örnektir.
Tüm faturalar, bekleme süreleri, son yüklenenler ve soldaki bütçe durumu bir arada.
SAHADA VE YOLDA
Faturaya karar vermek için masaya dönmek gerekmez. Gelen kutusu, karar düğmeleri ve bekleme süresi telefonda da aynıdır.
Toplam tutar, onay bekleyen, onaylanan ve reddedilen; altında tüm fatura listesi.
KİM NE GÖRÜR?
Faturayı sisteme alır ve sonucunu takip eder.
Yalnızca sırası gelen faturayı görür.
Kuralları koyar, bütünü görür.
UYGULAMANIN İÇİ
Tüm faturalar, durum süzgeci, arama, toplam tutarlar ve Excel çıktısı.
Tedarikçi, VKN, tutar, KDV ve belge yükleme; e-Fatura XML veya fotoğraf.
Sırası size gelen faturalar; onaylarken masraf merkezi seçimi.
Verdiğiniz onay ve ret kararları, gerekçeleriyle birlikte.
İzin dönemleri için onay yetkisinin devri ve iptali.
Kod, departman, yıllık limit, harcanan ve kalan bütçe.
Dönem ve merkez bazında tutarlar, grafikler ve tablo görünümü.
Rol ve departman atama, davet ve yetki düzenleme.
Departman bazında onay kademelerinin tanımı.
Her onay ve ret; kim, ne zaman, hangi gerekçeyle verdiği bilgisiyle kayıtta kalır.
Bir kademe onaylamadan sonraki kademe faturayı görmez; sıra uygulamanın kendisi tarafından korunur.
Fatura belgesi, yüklenen dosyanın kendisidir. Belge yoksa uygulama bunu açıkça yazar.
AKLINIZDAKİLER
SIRADAKİ ADIM SİZİN
Ekibinizin çalışma şeklini anlatın; size uygun kurulumu birlikte değerlendirelim.