TEKNİK SERVİS YÖNETİMİ
SSR, teknik servis işini baştan sona tek yerde yürütür: bakım vadesi yaklaşan cihaz iş emrine, iş emri sahadaki teknisyene, teknisyenin doldurduğu kontrol listesi de imzalı servis raporuna dönüşür. Kullanılan malzeme depodan düşer, harcanan avans finansa işler.
TANIDIK GELİYOR MU?
Bakım tarihleri Excel’de; biri bakmayı unutursa vade geçiyor.
Panel, vadesi geçen ve 30 gün içinde yaklaşan bakımları önce gösterir. “Bakım iş emri aç” bir tıkla iş emrini oluşturur.
Teknisyen sahadan telefonla arayıp “hangi cihazdı, adres neydi?” diye soruyor.
İş emri; müşteri, cihaz, seri no, branş ve haritaya açılan adresle birlikte teknisyenin telefonunda duruyor.
Servis formu kâğıtta kalıyor, ofise bir hafta sonra ulaşıyor, bazen hiç ulaşmıyor.
Rapor telefonda doldurulur: servis türü, sahaya varış–ayrılış saati, marka, model, seri no, yapılan işlem ve sonraki bakım tarihi.
Hangi malzeme nereye gitti belli değil; depo sayımı her zaman tutmuyor.
Rapora işlenen malzeme depodan otomatik düşer. Teknisyen depoyu yalnızca görür; adet ve fiyatı yalnızca yönetici değiştirir.
Avans elden veriliyor, fişler ay sonunda bir zarfta toplanıyor.
Avans ve masraf uygulamada ilerler. Fiş yüklenir, kayıt sonrası değiştirilemez; kalan bakiye teknisyenin ekranında görünür.
Bu karşılaştırma, uygulamanın bugün yaptığı işleri anlatır; ekrandaki tüm kayıtlar örnek veridir.
AKIŞIN TAMAMI
Cihaz ve sözleşmelerin periyodu tanımlanır. Vadesi gelen bakım panelde ve “Periyodik Bakım Alarmı” sekmesinde çıkar; oradan doğrudan iş emri açılır.
İş emrine müşteri, lokasyon, cihaz, branş, öncelik ve planlanan saat yazılır. Teknisyen branşına göre seçilir; iş takvimde ve teknisyenin telefonunda görünür.
Teknisyen işi telefondan başlatır, kullandığı malzemeyi işler, masrafını girer ve servis raporunu doldurur. Sözleşme ya da garanti kapsamı kayıttan otomatik gelir.
Tamamlanan rapor yönetici tarafından incelenir ve onaylanır. Onaylanan rapor satırları kilitlenir; kayıt bir daha sessizce değiştirilemez.
DAHA AZ KARMAŞA. DAHA ÇOK KONTROL.
Bakım vadesinden depo hareketine kadar, teknik servisin günlük işini oluşturan altı parça.
PERİYODİK BAKIM
Cihaz ve sözleşme bazında bakım periyodu tanımlanır. Panel; geçmiş vadeleri kırmızı, yaklaşanları sarı gösterir ve her satırda teknisyen seçip tek tıkla bakım iş emri açmanızı sağlar. Sözleşme ekranındaki “Hepsine iş emri aç” düğmesiyle toplu açabilirsiniz.
İŞ EMİRLERİ VE TAKVİM
İş emirleri kart ya da sütun görünümünde; duruma, teknisyene ve tarihe göre süzülür. Takvim görünümünde bir güne tıklayıp o günün işlerini açarsınız. Her iş emrinde müşteri, cihaz, branş, demirbaş numarası ve haritaya açılan adres bulunur.
DİJİTAL SERVİS RAPORU
Rapor numaralı bölümlerden oluşur: servis künyesi, kapsam, saha saatleri, cihaz bilgileri, yapılan işlem, kullanılan malzeme ve sonraki bakım tarihi. Kapsam (garanti / bakım sözleşmesi) cihaz kaydından otomatik belirlenir; yalnızca yönetici değiştirebilir.
DEPO VE MALZEME
Malzemeler kod, kategori ve raf bilgisiyle tutulur; kritik seviyenin altına düşen kalemler işaretlenir. Teknisyen depoyu salt okunur görür, rapora işlediği kadarı stoktan otomatik düşer. Adet ve fiyat değişikliği yöneticide kalır.
EKİP VE BRANŞ
Teknisyenler branşlarıyla (soğutma, elektrik, mekanik, yangın) kayıtlıdır; iş ataması branşa göre yapılır. Ekip kartında açık iş, bugünkü iş, bekleyen rapor ve elindeki avans birlikte görünür. Yeni teknisyen firma kodu ya da davet bağlantısıyla katılır ve siz onaylayana kadar hiçbir veriyi göremez.
ARAÇ, ZİMMET VE MASRAF
Araçların plakası, güncel kilometresi, muayene ve sigorta bitişi takip edilir. Teknisyen kendi aracını ve zimmetindeki cihazları telefondan günceller. Avans ve masraf aynı ekranda: verilen, harcanan ve kalan tutar her zaman görünür.
EKRANLAR
Aşağıdaki kareler uygulamanın kendisinden alındı. Hiçbiri temsilî çizim değil; firma, kişi ve tutar bilgileri örnektir.
Periyodik bakım hatırlatıcısı en üstte: vadesi geçen ve yaklaşan bakımlar, her birinde “Bakım iş emri aç”.
SAHADA VE YOLDA
Teknisyen uygulamayı telefondan kullanır: işini açar, raporunu doldurur, masrafını girer. Masaüstünde planlanan iş sahada aynı kayıt üzerinden ilerler.
Bugünkü işler, açık görevler, tamamlanan servis ve kullanılabilir avans bakiyesi tek bakışta.
KİM NE GÖRÜR?
Operasyonun tamamını görür ve kuralları koyar.
Telefonda yalnızca kendi işini görür.
UYGULAMANIN İÇİ
Bugünkü işler, açık işler, geciken işler, onay bekleyen raporlar ve bakım hatırlatıcısı.
İş emirleri, takvim ve servis raporları; üç sekme halinde.
Müşteri listesi, cihazlar, bakım sözleşmeleri ve periyodik bakım alarmı.
Teknisyenler, branşlar, davet ve başvuru onayı.
Avans, masraf ve fiş kayıtları.
Araçlar, zimmetli cihaz ve demirbaşlar, durum güncellemeleri.
Cihaz etiketini okutup kaydına doğrudan ulaşma.
Firma bilgileri, kullanıcı yetkileri ve uygulama tercihleri.
Onaylanan servis raporu ve kaydedilen masraf satırları sonradan sessizce değiştirilemez.
Teknisyen depo fiyatını, başkasının işini ya da finans kayıtlarını göremez; kapsam değişikliği yöneticidedir.
Firma koduyla başvuran teknisyen, siz onaylayana kadar hiçbir servis ya da finans verisine erişemez.
AKLINIZDAKİLER
SIRADAKİ ADIM SİZİN
Ekibinizin çalışma şeklini anlatın; size uygun kurulumu birlikte değerlendirelim.